W świecie VUCA zmiana jest nieunikniona. W wielu wypadkach organizacje mają ograniczony wpływ na to, jak zmiana wpłynie na rynek. Mogą się jedynie przygotować, nauczyć działać zwinnie i elastycznie, aby efektywnie zarządzać zmianą, która jest konieczna. Nie musi to oznaczać jedynie utrzymania się na powierzchni, ponieważ każda fluktuacja jest okazją do rozwoju.
Czym jest zarządzanie zmianą?
Inaczej mówiąc, jest to ogólnie rozumiany sposób na przeprowadzenie istotnych modyfikacji w sposobie funkcjonowania organizacji. Zmiany mogą dotyczyć zarówno typowo biznesowych aspektów (np. połączenie firm lub ich rozdzielenie), jak i kwestii związanych z kulturą organizacyjną, komunikacją czy szeroko rozumianą atmosferą w miejscu pracy. Teoria zarządzania zmianą zakłada, że modyfikacje są konieczne i wymagają wysiłku całej firmy, aby mogły faktycznie wejść w życie. Należy jednak przyjmować, że przemiany organizacyjne nie są możliwe bez udziału ludzi, stąd mówiąc o zarządzaniu zmianą, w pewnym sensie mówimy o zarządzaniu pracownikami, których zmiana dotyczy.
Podstawowe zasady wprowadzania zmian w organizacji
Podejmowanie decyzji co do nowego kierunku w organizacji nie jest łatwa. Przede wszystkim powinien wynikać z realnych potrzeb biznesowych i ludzkich. Oznacza to, że kluczowi pracownicy organizacji powinni uczestniczyć w zmianie i mieć prawo głosu co do jej kształtu. Jeśli modyfikacje będą jedynie odgórną decyzją zarządu, to z dużym prawdopodobieństwem spotkają się ze znacznie większym oporem wśród członków zespołów. Zarządzanie zmianąw tym kontekście oznacza dopuszczenie demokratycznego stylu zarządzania, dzięki któremu jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań można rozbroić wiele obaw wiążących się z nowym wyzwaniem. Trudniejsze to będzie w firmach, gdzie poziom zaufania jest niski.
Kluczowa w tym wypadku jest szczera komunikacja, w której nie brakuje wizji (stanu, w którym proces będzie uznany za sukces), ale także zagrożeń i konsekwencji, które pojawią się w trakcie. Oprócz oporu wśród pracowników może się także pojawić strach, złość czy negacja, z którymi również należy sobie poradzić poprzez aktywną i częstą komunikację. Ewentualne zaniedbania na tym polu mogą spowodować znaczne opóźnienia w realizacji postawionych celów. Świetnym rozwiązaniem jest odszukania i zaangażowanie ambasadorów zmiany, którzy będą wspierać organizację w jej staraniach poprzez dawanie przykładu i zachęcanie innych do adaptacji i działań.
Zarządzanie zmianą w praktyce
Mimo czysto biznesowego celu zmian w firmach pod żadnym pozorem nie należy zapominać o czynniku ludzkim. Wspólny rozwój w kierunku organizacji, która będzie zwinnie reagować na niespodziewane wydarzenia, to korzyść obopólna. Mimo obecności obaw czy oporu poprawnie zdiagnozowana potrzeba zmian będzie trwałym, wartościowym krokiem w kierunku poprawy rentowności czy well-beingu pracowników. Dobrym rozwiązaniem w tej kwestii jest sięgnięcie po zewnętrzne wsparcie. Organizacje miewają trudności z obiektywną oceną trudności, które wpływają na płynność organizacyjną. Wpływ może mieć na to jakość procedur, komunikacji i współpracy między poszczególnymi częściami firmy czy poziom retencji pracowników, style zarządzania i tym podobne. Zarządzanie zmianą dzięki wiarygodnemu partnerowi będzie więc oznaczało zakwestionowanie dotychczasowym metod pracy i ustanowienie nowego, lepszego modelu.